Zeitmanagement

Zeit -und Selbstmanagement

Bericht von Bastian Gülland

Management umfasst immer die drei Schritte der Planung, der Realisation und der Kontrolle von Maßnahmen. So geht es beim Thema Zeit- und Selbstmanagement ebenfalls um diese drei essentiellen Schritte. Dies versuchte Coach Christoph Modrow 14 Studenten der DHBW Lörrach näher zu bringen.

Als wenn es geplant gewesen wäre, kamen drei Teilnehmer ein paar Minütchen zu spät. Ein gelungener Einstieg in das Thema. Der eigentliche Tag fing dann an mit einer ausführlichen Vorstellungsrunde mit Fokus auf eigenem Zeitverständnis und Problemen, die die Teilnehmer in ihrem Zeitmanagement erkannten. Nicht gerade selten fiel das Leiden der wohlbekannten „Aufschieberitis“, in Fachkreisen Prokrastination genannt, als größtes Problem. Doch dazu später mehr.

Es ging weiter mit einer Aufstellung, was Ziele für die Teilnehmer bedeuten. Dies fiel noch recht einfach zu definieren. Doch wie kann man aus dem lapidaren Satz „Ich will eine gute Durchschnittsnote“ ein sogenanntes „SMART“es Ziel machen?

SMART steht in diesem Fall für:

Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

Um wieder auf das „normale“ Ziel von eben zu sprechen zu kommen. Wie können wir es nun transformieren?
Zunächst müssen wir es spezifizieren. So wird aus dem Ziel „Ich will eine gute Durchschnittsnote“, „Ich will eine gute Durchschnittsnote im jetzigen Semester“.
Die nächste Konkretisierung betrifft die Messbarkeit. So wird aus dem obigen Satz nun der Satz „Ich will eine Durchschnittsnote von 2,0 oder besser im jetzigen Semester“.
Nun muss natürlich jeder für sich selbst festlegen, ob dieses Ziel a) attraktiv und b) realistisch ist.
Zuletzt sollte man einen genauen Termin festlegen, bis wann man dieses Ziel erreicht hat, bzw. bis wann man an dem Ziel nichts mehr ändern kann. Dies wäre also der Termin der letzten Klausur.

So entsteht das SMARTe Ziel „Ich will eine Durchschnittsnote von 2,0 oder besser für das jetzige Semester bis die Klausurenphase abgeschlossen ist“

Nachdem wir nun wussten, wie man SMARTe Ziele definiert, ging es daran die Ziele so zu organisieren, dass die richtigen in einer möglichst effizienten Zeit erledigt werden.

Das erste Prinzip ist ein in der Wirtschaft weitverbreitetes Phänomen: Das Pareto-Prinzip auch bekannt als 80:20-Regel. In unserem Fall bedeutet dies, dass 80% der Ziele in nur 20% der aufgewendeten Zeit erledigt werden können. Äußerst interessant für alle Perfektionisten, die am Liebsten noch auf 110% des Ergebnisses gehen wollen. Der Zeitaufwand ist dafür gewaltig. Wer allerdings ein wirklich perfektes Ergebnis braucht, der muss auf eines der anderen Tools umschwenken.

Das nächste war die sogenannte Eisenhower Methode. Benannt nach dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower und hauptsächlich nützlich für Führungskräfte, die viel mehr delegieren müssten, sich aber unsicher sind, welche Aufgaben sie delegieren sollten.
Dabei wären Ziele nach zwei Variablen eingeteilt: der Wichtigkeit und der Dringlichkeit. Ziele der Kategorie A sind dabei sowohl extrem wichtig, als auch extrem dinglich. Sie sind damit die am höchsten priorisierten.
Anschließend folgen die Ziele der Kategorie B. Diese sind noch immer sehr wichtig, doch nicht mehr so dringlich wie die der Kategorie A. Daran erkennt man, dass das Eisenhower-Modell Wichtigkeit über Dringlichkeit stellt.
Mit den C-Zielen fangen nun die Ziele an, die delegiert werden können und sollten. Sie sind unwichtig, jedoch dringend.
So bleibt für die D-Ziele noch die Kombination, dass dieses Ziel weder wichtig noch dringlich ist. Diese Ziele sollten auf jeden Fall delegiert werden, wenn sie nicht sogar komplett verworfen werden können.

Die dritte Methode ist die ALPEN-Methode. Wie auch bei den SMARTen Zielen handelt es sich hier um eine Abkürzung.
Aktivitäten müssen definiert werden
Länge muss abgeschätzt und festgelegt werden
Puffer muss eingebaut werden um Entspannung und Fehlkalkulation ausgleichen zu können
Entscheidungen müssen getroffen werden, um das Ziel zu erreichen
Nachkontrolle muss stattfinden, um die Qualität sicherzustellen.

Anschließend blieb viel Zeit, um am eigenen Zeitmanagement zu arbeiten. Man schrieb auf, was man so tagtäglich in seinem eigenen Leben macht, was man gerne mehr machen würde, was man gerne reduzieren würde, um einfach Zeit einzusparen, weil die Dinge unnötig waren. Schon dort war an den ersten Ergebnissen sichtbar, dass das Seminar ein Erfolg werden würde.

Nun ging es langsam wieder in Richtung Aufschieberitis und wodurch diese entsteht. Zum besseren Verständnis hat Herr Modrow das Modell des inneren Teams vorgestellt. Dabei geht es darum, dass unser gesamtes Wesen aus vielen kleinen Persönlichkeitsanteilen bestehen. Da ist ein Teil in uns der Antreibt, einer der Abenteuer erleben will, einer der Mutig ist, ein Feiger und je nach Mensch noch viele andere. Versuchen Sie doch mal herauszufinden, wer denn noch so alles in ihrem inneren Team arbeitet. Doch leider ist dieses Team kein wirkliches Team, das an einer Aufgabe arbeitet.
Der Faule arbeitet zum Beispiel gegen den Fleißigen, der Spontane gegen den Planer usw.

Darin liegt auch einer der Gründe für die Aufschieberitis. Der vermeintlich negative Part, der Faule, der Zögerliche, der Feige und wer noch alles bei Ihnen dazu gehört gewinnt gegen die positiven.
Weiter spielen oft Gefühle wie Angst eine große Rolle. Man hat Angst vor Fehler und, was häufig unterschätzt wird, man hat auch Angst vor Erfolg. Denn mit großem Erfolg ist auf einmal ein Umzug verbunden oder man muss mehr Verantwortung übernehmen als man sich eigentlich zutraut.

Doch wie kommt man aus dieser Situation wieder heraus? Definieren Sie was Ihnen wichtig ist, akzeptieren Sie diese Gefühle, und nehmen Sie sich dadurch die Angst. Sowohl vor Erfolg als auch vor Misserfolg. Dies ist die wichtigste Grundlage um aus der Prokrastination heraus zu kommen.

Weitere nützliche Tipps besprachen wir im letzten Tagespunkt. Unter dem Motto weitere Zeit- und Selbstmanagement Tools gab Herr Modrow uns einige kleine Tipps um Zeit besser zu organisieren und Ziele besser zu erreichen. Einer davon war das Festlegen von Meilensteinen und Etappenzielen, um diese einfacher zu erreichen, als ein zu groß erscheinendes Ziel, was zudem weit entfernt ist.

Alles in allem war der Tag unter Leitung von Herrn Christoph Modrow sehr informativ und hat mich und ich denke auch alle anderen Teilnehmer persönlich weiter gebracht. Eine weitere sehr gelungene Veranstaltung aus der Reihe des Coaching Saturdays!